I International Staff Unit kommer vi gerne ud og mødes med jer, for at fortælle om vores services på afdelings- eller institutmøder eller mere uformelt over en kop kaffe.

Alt efter jeres behov og ønsker, tilbyder vi at komme og fortælle om udvalgte emner eller vores samlede services.

Ud over den generelle vejledning om flytte til og bo i Danmark, tilbyder vi følgende kerneydelser:

• Ansøgning og vejledning om opholds- og arbejdstilladelser samt visum
• Service pakker i forbindelse med ansættelse af internationale medarbejdere
• Spouse support i samarbejde med lokale aktører
• Netværksaktiviteter og sociale events for internationale medarbejdere og deres medfølgende familie

Ønsker du/I besøg af os, så kontakt os via isu.hr@adm.aau.dk.

International Staff Unit (ISU) vil gerne invitere administrative kollegaer med ansvar for udenlandske forskere, ph.d.-studerende og gæsteforskere til at indgå i en netværksgruppe. Netværksgruppen faciliteres af ISU og fungerer som en erfa-gruppe, hvor der deles erfaringer, diskuteres, etableres standarder for best practice og knyttes gode samarbejder på tværs af afdelinger og institutter.

Gruppen holder møder ca. to gange om året (én gang pr. semester). 

Er du endnu ikke blevet introduceret til netværksgruppen og finder det relevant for dit arbejde, så send en mail til isu.hr@adm.aau.dk og vi tilmelder dig netværksgruppen.

YAMMER – ONLINE FORUM FOR NETVÆRKSGRUPPEN
Ud over de halvårlige netværksmøder, vil vi meget gerne bevare dialogen løbende i netværket. ISU faciliterer derfor et sparrings-, erfarings- og vidensforum for administrative medarbejdere på den sociale kommunikationsplatform Yammer under gruppen ”ISU Netværk for TAP-medarbejdere”.

Gruppen ”ISU Netværk for TAP-medarbejdere” er for medarbejdere på AAU, som beskæftiger sig med rekruttering og modtagelse af internationale medarbejdere, hvor du bl.a. modtager vigtige nyheder og opdateringer fra  ISU, såsom nyt om regler og lovændringer på området. Derudover annonceres nye tiltag og services, aktuelle events mm. Deltagerne opfordres til at stille spørgsmål og udveksle erfaringer i forhold til administrative opgaver, håndtering af praktiske spørgsmål, best practice mm.

Alle ansatte på AAU har automatisk en profil på www.yammer.com og kan logge ind med deres AAU login (første gang skal tilmelding bekræftes på mail). Fra forsiden kan du søge efter gruppen ”ISU Netværk for TAP-medarbejdere” og bede om adgang (lukket forum).

Har du lyst til at følge med i kommunikationen mellem ISU og de internationale medarbejdere, samt holde dig opdateret på sociale events, kan du ligeledes tilmelde dig gruppen ”AAU Staff Community” (åbent forum).

International Staff Unit, ISU, tilbyder support og sparring i forbindelse med rekruttering og onboarding af internationale medarbejdere på AAU. Nedenfor listes udvalgte centrale services, som kan bistå internationale medarbejdere med at få en god start i Danmark.

På ISUs hjemmeside kan udenlandske forskere, ph.d.-studerende og gæsteforskere finde information målrettet deres specifikke situation. 

SINGLE POINT OF CONTACT
ISU tilbyder personaliseret 1:1 kontakt og support til nyansatte adjunkter, lektorer, professorer samt distinguished professorer, som flytter til Danmark i forbindelse med et nyt job på AAU.

ISU assisterer i forbindelse med de mange spørgsmål, som typisk dukker op i forbindelse med flytningen til Danmark. ISUs 1:1  support er tilpasset den enkelte forskeres individuelle behov, og det inkluderer som regel assistance til praktiske udfordringer i forbindelse med flytning, information om boligmuligheder, hjælp til at finde skole og dagsinstitution til medfølgende børn samt job- og netværksmuligheder til en medfølgende partner.

PRE-BOARDINGMØDE
ISU tilbyder nye internationale medarbejder eller en potential kandidat til en AAU forskerstilling et pre-boarding møde. Pre-boardingmødet tilbydes til adjunkter, lektorer, professorer samt distinguished professorers og evt. dennes partner. Pre-boardingmødet foregår via Zoom/Teams, et fysisk møde (hvis dette er muligt) eller telefonisk, og mødet forestås af én af de to international staff partners.

Omdrejningspunktet er en afstemning af forventninger og en afklaring af medarbejderen/kandidatens spørgsmål forud for ansættelse eller i forbindelse med ansættelsen. På pre-boardingmødet orienterer ISU om pension- og skatteregler, registrering ved de danske myndigheder, bolig mm., og desuden drøftes forskerens personlige forhold fx hvis forskeren medbringer partner eller familie.

CPR REGISTRERING OG ANKOMSTMØDE FOR NYE INTERNATIONALE MEDARBEJDERE
”Getting Started in Denmark” er et tilbud fra International Staff Unit, hvor nyankomne udenlandske forskere, gæsteforskere og ph.d.-studerende samt medfølgende partnere, der skal opholde sig i Danmark over 3 måneder, kan få hjælp til registrering ved de danske myndigheder samt information og vejledning til at få en god start på tilværelsen i Danmark.

CULTURE TRAINING PROGRAMME
Når man ankommer til et nyt land, er det ikke kun praktiske omstændigheder og en ny arbejdsplads, man skal forholde sig til. Det er lige såvel en ny kultur både i sit arbejde og privatliv. ISU tilbyder derfor Culture Training for internationale medarbejdere og eventuel medfølgende familie. Workshoppen er en kombination af korte oplæg, selvrefleksion og gruppeopgaver med det formål at skabe en bevidsthed om vores forskelligheder, som til tider kan skabe udfordringer og misforståelser. Derudover vil der være en introduktion til, hvordan den danske kultur typisk adskiller sig fra øvrige landes.

International Staff Unit (ISU) tilbyder support under rekruttering og ansættelse af internationale medarbejdere. Nedenstående giver et overblik over de primære services, som ISU udbyder særligt for international rekruttering.

ISU WEBSITE
På ISUs hjemmeside www.en.hr.aau.dk kan udenlandske forskere, ph.d.-studerende og gæsteforskere finde information målrettet deres specifikke situation. 

Under afsnittet ”Information and guidance” orienteres og vejledes om særligt vigtige forhold inddelt efter de behov, som typisk gør sig gældende i faserne Before Arrival, Upon Arrival, During your stay og Working at AAU (på engelsk).

PRE-BOARDINGMØDE FØR ANKOMST
ISU tilbyder en potential kandidat til en AAU forskerstilling eller ny ansatte internationale medarbejder et pre-boarding møde. Pre-boardingmødet tilbydes til adjunkter, lektorer, professorer samt distinguished professorers og deres eventuelle partner. Pre-boardingmødet foregår via Zoom/Teams, et fysisk møde (hvis dette er muligt) eller telefonisk, og mødet forestås af én af de to International Staff Partners.

Omdrejningspunktet er vigtige informationer ift at bo og arbejde i Danmark, samt en afstemning af forventninger og en afklaring af medarbejderen/kandidatens spørgsmål forud for ansættelse eller i forbindelse med ansættelsen.

BOLIGSØGNING
Internationale medarbejdere og gæster, herunder Ph.d. studerende, post docs og interns, kan ansøge om midlertidig bolig gennem AAU International Accommodation Service. Find mere information her.

Derudover tilbyder ISU nye internationale adjunkter, lektorer og professorer hjælp til at finde en midlertidig eller permanent bolig i Danmark. ISU samarbejder med udvalgte boligadministratorer og udlejere ligesom ISU administrerer en database med boligkontakter. ISU kan således være behjælpelig med at skabe kontakt til udvalgte boligudlejere på baggrund af den internationale medarbejders ønsker.

PENSION, SKAT, FERIE OG YDERLIGERE VEJLEDNING
ISU kan vejlede den nye internationale medarbejder i forhold til de mere personlige spørgsmål, der knytter an til nyansættelsen, herunder særligt spørgsmål i relation til skat, valg af pensionsordning og ferie, men også valg af bolig samt skole og dagsinstitution til medfølgende børn samt job og netværksmuligheder for en medfølgende partner.

EKSTERN SKATTERÅDGIVNING
ISU har ikke bemyndigelse til at rådgive om komplekse skatte- og pensionsforhold, som gør sig gældende for en international medarbejder, der flytter til Danmark, og som fx ejer fast ejendom i udlandet eller har pensionsopsparing i flere forskellige lande. I sådanne tilfælde råder ISU til, at instituttet eller den internationale medarbejder selv tilkøber rådgivning via eksterne leverandører.

HR SERVICECENTRE
HR Servicecentrene håndterer personaleadministration, herunder ansættelser, fratrædelser og forskellige former for orlov. Har du eller den internationale medarbejder spørgsmål vedrørende ansættelsesforhold såsom lønindplaceringer, ansættelsesændringer, orlov, fratrædelser, pensioner og ferieopgørelser kan du kontakte det servicecenter, der er tilknyttet dit institut.

Du kan finde mere information, blanketter og kontaktdetaljer på HR portalen.

GRUPPE PRE-ARRIVAL MØDER
Gruppe pre-arrival møder er et tilbud fra International Staff Unit, hvor nyankomne udenlandske forskere, gæsteforskere og ph.d.-studerende samt medfølgende partnere, der skal opholde sig i Danmark over 3 måneder, kan få hjælp til registrering ved de danske myndigheder samt information og vejledning til at få en god start på tilværelsen i Danmark.

Møderne afholdes fire gange om året. Læs mere under Events på ISUs hjemmeside www.en.hr.aau.dk

PUBLIKATIONER TIL NYE INTERNATIONALE MEDARBEJDERE
På ISUs hjemmeside kan du finde relevant velkomstmateriale, som kan supplere det materiale, som I eventuelt allerede har på instituttet.

DANSKUNDERVISNING
Nye internationale medarbejdere har ret til statsstøttet danskundervisning i op til 5 år fra registrering ved kommunen.  Inden for de 5 år har den internationale medarbejder ret til op til 3½ års effektiv danskundervisning. Den internationale medarbejder skal betale et refunderbart depositum på DKK 2.000.

Kontakt ISU eller det lokale sprogcenter for yderligere information.

CULTURE TRAINING PROGRAMME
ISU tilbyder Culture Training for internationale medarbejdere og eventuel medfølgende familie.

Workshoppen er en kombination af korte oplæg, selvrefleksion og gruppeopgaver med det formål at skabe en bevidsthed om vores forskelligheder, som til tider kan skabe udfordringer og misforståelser. Derudover vil der være en introduktion til, hvordan den danske kultur typisk adskiller sig fra øvrige landes.

International Staff Unit søger opholds- og arbejdstilladelser til alle AAUs internationale medarbejdere og gæsteforskere (herunder også interns), og på baggrund heraf har vi stor viden og erfaring med regler og love på området for opholds- og arbejdstilladelser samt EU-opholdsbevis til ansatte og gæsteforskere.

Kontakt os på isu.hr@adm.aau.dk for spørgsmål og sparring i forbindelse med nyansættelser og forlængelser af opholds- og arbejdstilladelser.

Klik her for en oversigt over forskellige opholds- og arbejdstilladelser.

VISUM ELLER OPHOLDS- OG ARBEJDSTILLADELSE?
Forskere fra ikke-EU/EØS lande der opholder sig i Danmark under 90 dage, i forbindelse med et samarbejde ved AAU, behøver ikke opholds- og arbejdstilladelse men et indrejsevisum. Visse lande er visumfrie, mens andre kræver ansøgning af visum. Det institut der inviterer forskeren er ansvarlig for ansøgning af visum.

• Se liste over visumpligtige og visumfrie lande.

Forskere fra ikke-EU/EØS lande der skal opholde sig i Danmark mere end 90 dage skal have en opholdsholds- og arbejdstilladelse før de kan påbegynde arbejde. ISU er ansvarlig ved AAU for at ansøge om opholds- og arbejdstilladelse.

ANSØGNING OM ARBEJDS- OG OPHOLDSTILLADELSER (IKKE EU/EØS) 
Ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse sættes i gang når ISU modtager udfyldt indstillingsblanket for den nye medarbejdere eller gæst. Bemærk at processen typisk varer 2-3 måneder, inkl. behandlingstiden ved Styrelsen for International Rekruttering og Integration (SIRI).

For lønnede medarbejdere sendes indstillingsblanketten til jeres HR Servicecenter, mens indstillingsblanketten for gæste ph.d.-studerende og gæsteforskere der ikke får udbetalt løn via AAU, sendes direkte til isu.hr@adm.aau.dk. 

På Udlændingestyrelsens hjemmeside kan du ligeledes finde en oversigt over de forskellige typer af ansøgninger. 

STIKPRØVEKONTROL AF TILLADELSER (IKKE-EU/EØS)
Styrelsen for International Rekruttering og Integration (SIRI) kontrollerer løbende, at betingelserne for meddelt opholds- og arbejdstilladelse har været opfyldt. Hvis forholdene ikke er opfyldt, kræver SIRI dokumentation for, at AAU gennem hele ansættelsesforholdet har beskæftiget medarbejderen i henhold til betingelserne for tilladelsen.

EU-OPHOLDSBEVIS - KRÆVET DOKUMENTATION
EU-borgere skal ikke søge om opholds- og arbejdstilladelse, men skal ved ankomst til Danmark indhente et EU-opholdsbevis, inden de kan opnå et dansk CPR nummer. EU-opholdsbeviset udstedes af SIRI, hvor medarbejderen og eventuelle medfølgende familie skal møde personligt op og medbringe udvalgte dokumenter. 

Læs detaljeret information om registrering for EU borgere på dette link. 

Den internationale medarbejder henvises til ISU i tilfælde af spørgsmål.

GÆSTEFORSKERE
En gæsteforsker defineres i forhold til Opholds- og arbejdstilladelser som en forsker, der udfører ulønnet forskningsmæssigt samarbejde med universitetet. En gæsteforsker er ikke i et ansættelsesforhold med AAU og modtager ikke løn. I den forbindelse er det vigtigt, at instituttet er opmærksom på:

• Forskeren skal minimum have en kandidatgrad
• Formålet med opholdet skal være forskning (ikke undervisning)
• Forskeren skal kunne forsøge sig selv i perioden
• Der skal udarbejdes en samarbejdsaftale mellem universitetet og forskeren, hvor periode, afdeling og formål med besøget er angivet. Desuden hvad Aalborg Universitet stiller til rådighed (fx. arbejdsstation). Dette dokument kan anvendes som "invitationsbrev", som kræves vedlagt i ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse
• Forskeren omfattes af Aalborg Universitets ulykkesforsikring/tingskadeforsikring, dvs. skulle der ske skade på forskeren forårsaget af forhold på Aalborg Universitet i arbejdstiden, er gæsteforskeren omfattet, såfremt de forsikringsmæssige bestemmelser er opfyldt (omfatter ikke fritid). Gæsten er som udgangspunkt ikke omfattet af AAUs arbejdsskadeforsikring (bør være omfattet af sin arbejdsgivers forsikring). 

BIBESKÆFTIGELSE FOR IKKE-EU/EØS BORGERE
Ikke-EU/EØS borgere, som allerede arbejder i Danmark og skal udføre en bibeskæftigelse ved Aalborg Universitet, skal kunne fremvise en gyldig opholds- og arbejdstilladelse, som også giver tilladelse til at udføre bibeskæftigelse.
Denne tilladelse skal ALTID godkendes af International Staff Unit (ISU).
Har personen ikke tilladelse til at udføre bibeskæftigelse, skal ISU ansøge om en særskilt tilladelse her til.

Kontakt ISU ved spørgsmål eller tvivl omkring arbejdstilladelser i forbindelse med internationale medarbejderes bibeskæftigelse.

FRIVILLIGT ARBEJDE
De nye regler indebærer en ret til at udføre ulønnet frivilligt arbejde ved siden af hovedbeskæftigelse og eventuel bibeskæftigelse. Det ulønnede frivillige arbejde må ikke erstatte lønnet arbejdskraft, og det er således en forudsætning, at det er sædvanligt, at det pågældende arbejde udføres ulønnet og frivilligt. 

Retten til at udføre ulønnet frivilligt arbejde forudsætter ikke indgivelse af en ansøgning, men vil være indeholdt i den oprindelige opholds- og arbejdstilladelse med henblik på beskæftigelse.

Direktionen har vedtaget, at AAU skal betale for sagsomkostninger i forbindelse med ansøgning om Opholds- og arbejdstilladelse for alle nye (og kun nye!) internationale medarbejdere. Sagsomkostningerne omfatter:

• Sagsbehandlingsgebyr for indlevering af elektronisk ansøgning til Styrelsen for International Rekruttering og Integration
• Optagelse af biometri på den danske ambassade i ansøgers hjemland – kan variere men koster ca. kr. 1.400

Universitetet betaler ikke for udgifter til at søge om forlængelser af Opholds- og arbejdstilladelser.

Det er samtidig vedtaget, at AAU kan tilbyde at betale de tilsvarende udgifter for medfølgende familiemedlemmer. 

• Sagsbehandlingsgebyr for indlevering af elektronisk ansøgning til Styrelsen for International Rekruttering og Integration
• Optagelse af biometri på den danske ambassade i ansøgers hjemland – kan variere men koster ca. kr. 1.400 per familiemedlem

AAU har hjemmel til at afholde rimelige udgifter til rejse- og flytte omkostninger for videnskabelige medarbejdere i forbindelse med rekruttering.

Dette betyder, at institutterne har mulighed for at betale udgifter til rejse- og flytning ud af eget budget.

Instituttet kan tilbyde at betale for følgende udgifter:

• Rejseudgifter i forbindelse med jobsamtalen samt tiltrædelsen for ansøger og medfølgende familie
• Rimelige flytteomkostninger

Læs mere om dækning af flytteomkostninger i AAUs vejledning om udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer med faglig tilknytning til AAU.

AAU International Accommodation Office (IAO)

AAU International Accommodation Office (IAO) kan hjælpe med at formidle en møbleret bolig til internationale medarbejdere- og ph.d. studerende. Kontakten til IAO går igennem instituttet og ikke den internationale medarbejder. IAO har en række boliger til rådighed, som kan formidles videre.

Kontakt derfor IAO, når du er sikker på, at medarbejderen kommer til AAU. IAO har en ansøgningsfrist på senest 6 uger før forventet ankomst, hvis det er muligt.

På IAOs hjemmeside findes en oversigt over lejlighedstyper og andet relevant information om, hvad der f.eks.er i lejlighederne, og hvad medarbejderen selv skal medbringe.

Omkring studieopstart i februar og september opleves udfordringer med at finde boliger til alle. Medarbejderne opfordres derfor til også selv at forsøge at finde bolig. 

Alle lønnede medarbejdere og PhD studerende på AAU skal som udgangspunkt betale skat i Danmark. Enkelte kan være fritaget fra dansk beskatning, mens andre kan vælge mellem forskellige skatteordninger.

FORSKERBESKATNING
Medarbejdere fra og med Post Doc niveau kan ansøge om forskerbeskatning, såfremt øvrige betingelser er opfyldt. Bemærk at videnskabelige assistenter ikke er kvalificerede til at ansøge om forskerbeskatning.

SKATTEKORT (EJ FORSKERBESKATNING):
Nye internationale medarbejdere, med ophold over 3 måneder i Danmark, skal ansøge om en skattekort ved SKAT.

ANSAT PÅ AAU MED BOPÆL SAMT FAST ARBEJDSSTED UDEN FOR DK
Hvorvidt der skal afregnes skat til DK under ophold i DK afhænger bl.a. af:

• Dobbeltbeskatningsreglerne mellem DK og bopælsland
• Formål med ophold

PH.D. STUDERENDE MED STIPENDIER FRA UDLANDET
Ph.D. studerende med stipendier fra udlandet skal kontakte SKAT med henblik på afklaring om eventuel beskatning eller fritagelse for beskatning af udenlandske stipendier.

Kontakt ISU ved spørgsmål om beskatning. 

International Staff Unit (ISU) tilbyder hjælp og service til nye internationale medarbejdere i forbindelse med rekruttering, relocation og onboarding. ISU fungerer i lige så høj grad også som sparringspartner og støtte for institutterne i forbindelse med rekruttering og onboarding af nye internationale medarbejdere.

Nedenfor har vi samlet en række gode råd, som kan støtte jer på instituttet, når I modtager nye internationale medarbejdere.

BUDDY/MENTOR ORDNING
ISU anbefaler, at instituttet arrangerer en buddy/mentorordning for den nye internationale medarbejder. Erfaringerne viser, at nye medarbejdere ofte har stor gavn af at have en dansk eller international kollega at støtte sig til og spørge til råds i den første tid af ansættelsen. Det giver en tryghed at have en fast kontaktperson, og de øvrige medarbejdere kan fungere som ambassadører, der tager de nye medarbejdere med ind i arbejdspladskulturen, men også ind i den danske kultur og danskernes almindelige hverdagsliv. En buddy vil kunne fungere som en bro mellem arbejdspladsen og livet uden for AAU, og det vil i mange tilfælde kunne afhjælpe spørgsmål og frustrationer i opstartsfasen. ISU er gerne behjælpelig med råd og vejledning i processen.

SOCIALE ARRANGEMENTER
Som ny medarbejder, og særlig som ny international medarbejder, er det vigtigt, at invitationer (formelle som uformelle), når frem til den nye internationale medarbejder, således at de fra starten inkluderes i det sociale liv og kulturen på arbejdspladsen. Som ny medarbejder har man endnu ikke kendskab til skrevne og uskrevne regler, ligesom man heller ikke kender til ”vi plejer”-kulturen. Det er derfor en god ide, altid at følge op på, om jeres nye medarbejder har modtaget (og forstået) formelle og uformelle invitationer fra kolleager.

TAL DANSK
International Staff Unit opfordrer alle nye internationale medarbejdere til at melde sig til danskundervisning, så snart de har modtaget deres CPR nummer. Det kan være udfordrende at jonglere et nyt sprog og en ny kultur samtidig med, at det nye job også kræver en del opmærksomhed. Ikke desto mindre anbefaler ISU, at medarbejdere og kolleger taler dansk i pauser og andre sociale sammenhænge til nye internationale medarbejdere i det omfang, det er muligt. Sproget spiller en væsentlig rolle i relation til at sikre en god, social integration og fastholdelse på arbejdspladsen, og erfaringerne viser, at det er vigtigt, at den internationale medarbejdere hurtigt og i størst muligt omgang får mulighed for at bruge sit nyerhvervede sprog aktivt. Støt derfor gerne op om, at jeres nye internationale medarbejdere får mulighed for at øve deres nye sprogfærdigheder.

CODE OF CONDUCT PÅ ARBEJDSPLADSEN
Mange af AAUs nye internationale medarbejdere kommer fra kulturer og arbejdskulturer, som adskiller sig væsentligt fra den danske arbejdskultur. International Staff Unit inviterer nye medarbejdere til kulturtræning med henblik på at lette overgangen til en ny kultur og klæde nye medarbejdere på til at begå sig i den danske kultur. ISU opfordrer imidlertid også til, at institutterne hjælper nye medarbejdere til bl.a. at forstå det flade hierarki, som præger den danske arbejdsmarkedskultur, den uformelle omgangstone og dress code, ligestillingsprincipperne, work-life balance, tilliden til hinanden og øvrige forventninger, som knytter sig til nye medarbejdere.

Som dansk medarbejder kan det være vanskeligt at få øje på og sætte ord på alle de implicitte krav og forventninger, vi har til hinanden på arbejdspladsen. Nye internationale medarbejdere kan således opleve det endnu mere vanskeligt at navigere, når man ikke kommer med den samme forforståelse og erfaring, som danske medarbejdere. ISU opfordrer derfor til, at danske kolleger hjælper nye internationale kolleger bedst muligt på vej.

SPØRG IND TIL MEDARBEJDERENS MEDFØLGENDE PARTNER OG/ELLER FAMILIE
Mange erfaringer peger på, at den nye internationale medarbejders trivsel og velbefindende i høj grad afhænger af, om medarbejderens partner og familie også føler sig velkomne og falder til i deres nye danske omgivelser. ISU opfordrer til, at instituttet også har fokus på medfølgende partner/familie, og spørger ind til deres velbefindende og eventuelt involverer dem i arrangementer mm, hvor det er muligt. ISU er gerne behjælpelige i forhold til at yde vejledning og support til medfølgende partner og familie.