Nye AAU-regler, bedre stillingsplanlægning og nyt rekrutteringssystem

Direktionen godkendte den 21. august HR’s forslag om ændring af AAU-regler, og dertil tilsluttede direktionen sig et forslag om bedre stillingsplanlægning.

Ændringerne betyder, at universitetet har markant bedre forudsætninger for at arbejde hurtigt, når vi rekrutterer nye videnskabelige medarbejdere (VIP). Derved imødekommer vi organisationens ønske om en mere smidig og effektiv rekrutteringsproces, ligesom det giver mulighed for hurtigere at omsætte midler til ansættelser.

Med regelændringerne kan vi mere end halvere den tid, det tager at ansætte fx en postdoc, fra de nuværende ca. 13 uger til ca. 6 uger. Dette er fra, at stillingen publiceres, til ansættelsessamtaler er afholdt. Det kan gå endnu hurtigere, hvis fx shortlisting- og bedømmelsesarbejdet og afholdelse af ansættelsessamtaler foretages hurtigere end de vejledende frister. Det kan tilsvarende gå markant hurtigere på de øvrige videnskabelige stillinger.

Direktionen har dertil godkendt, at HR-partnerne i højere grad involveres i institutternes strategiske stillingsplanlægning med henblik på at understøtte en hurtig og smidig rekrutteringsproces og samtidig imødekomme udfordringerne med at omsætte de stigende indtægter fra forskningsmidler til ansættelser.

Nyt system på vej
HR har i samarbejdet med IT Services (ITS) arbejdet målrettet mod at indføre et nyt rekrutteringssystem, efter at leverandørerne på det nuværende projekt har opsagt kontrakten. Ønsket har været at finde et nyt system, som effektivt understøtter den nye rekrutterings- og ansættelsesproces med fokus på standardisering og forenkling af arbejdsgange.

Vinderen af udbuddet er den svenske leverandør Grade Varbi, som har flere nordiske universiteter som kunder, herunder Lunds Universitet, Karolinska Instituttet i Stockholm og Arkitektskolen i Aarhus. Varbi har udmærket sig ved høj brugervenlighed, god forståelse af processer i universitetsregi og gode kundereferencer.

De næste skridt
Brugen af det nye system forventes at gå i luften i maj 2025. Frem mod denne dato vil organisationen blive orienteret og inddraget i implementeringen i større eller mindre grad afhængig af funktion.