Af Lea Laursen Pasgaard, AAU Kommunikation og Public Affairs, & Søren Kjelst Klausen, HR Partner

Det skal være slut med tunge og langsomme rekrutteringsprocesser på AAU. Sådan lyder budskabet fra AAU’s vicedirektør for HR, Linda Ibsen.

I sommer godkendte direktionen HR-afdelingens anbefaling til at ændre AAU’s interne rekrutteringsregler og godkendte samtidig et forslag om bedre stillingsplanlægning. Det giver nu institutterne bedre mulighed for hurtigt at rekruttere nye medarbejdere.

Nogle af de væsentligste ændringer er, at institutterne under annonceringsperioden løbende kan shortliste kandidater til bedømmelse, ligesom ansættende leder (fx sektionsleder, forskningsgruppeleder mv.) har mulighed for tidligt at komme tæt på rekrutteringsprocessen. Dertil er en del frister for bl.a. høringer blevet forkortet.

Linda tilføjer:

”Det betyder, at vi kan gå fra publicering af stillingsopslag til at tilbyde ansættelse til en eller flere kandidater meget hurtigere. Især hvis shortlisting, bedømmelsesarbejde og ansættelsessamtaler foretages hurtigere end de vejledende frister.”

HR-partnerne skal fremover spille en større rolle i institutternes strategiske planlægning af stillinger. Bedre stillingsplanlægning skal bidrage til at undgå unødvendige forsinkelser, men også understøtte, at de nye, forkortede frister er planlagt i god tid og er realistiske at overholde for fx bedømmelsesudvalgene.

Det skal sikre en hurtig og smidig rekrutteringsproces, hvilket ifølge vicedirektøren er vigtigt for at kunne omsætte forskningsmidler til ansættelser. Udover at realistisk stillingsplanlægning skal imødegå unødvendige forsinkelser i rekrutteringsprocessen, skal det også bidrage til, at ansøgere får en oplevelse af en professionel, imødekommende og rettidig rekrutteringsproces.

Hvordan samarbejdet mellem HR-partnerne og institutterne tager sig ud i praksis, aftales lokalt og tilpasses institutternes lokale behov og handlemuligheder.

Nyt rekrutteringssystem på vej

HR har i samarbejde med IT Services (ITS) arbejdet målrettet mod at indføre et nyt rekrutteringssystem, som skal afløse det nuværende People XS, som ikke længere er tidssvarende eller lever op til de standarder, vi gerne vil sætte for rekrutteringsprocesserne på AAU.

Ønsket har været at finde et nyt system, som effektivt og brugervenligt understøtter den nye rekrutteringsproces med fokus på standardisering og forenkling af arbejdsgange.

Vinderen af udbuddet er den svenske leverandør Grade Varbi, som har flere nordiske universiteter som kunder, herunder Lunds Universitet, Stockholms Universitet og Arkitektskolen i Aarhus. Grade Varbi har udmærket sig ved høj brugervenlighed, god forståelse af processer i universitetsregi og gode kundereferencer.

De næste skridt

HR og ITS forventer, at AAU kan tage det nye rekrutteringssystem i brug i begyndelsen af andet kvartal 2025 – på et tidspunkt, hvor det passer bedst i forhold til arbejdsbelastningen i organisationen. 

Relevante parter i organisationen vil blive orienteret og inddraget i processen frem mod implementeringen af det nye system.

Mere information

Du kan læse mere om de væsentligste ændringer i AAU-reglerne her på hjemmesiden.