AAU skelner mellem bedømmelsesudvalg og sagkyndige personer ved rekruttering af videnskabeligt personale efter opslag. Om institutterne skal anvende bedømmelsesudvalg eller sagkyndige personer, er afhængigt af, hvilken type stilling instituttet ønsker at rekruttere til.

Dertil er der forskellige sagsgange, alt efter om der er tale om bedømmelsesudvalg eller sagkyndige personer:

• Bedømmelsesudvalg skal godkendes af akademisk råd. Bedømmelsesudvalget skal også i høring hos ansøgerne, og slutteligt skal bedømmelsesudvalgets udfærdigede bedømmelser også i høring hos ansøgerne.
• De sagkyndige personer skal ikke godkendes af akademisk råd, ligesom ansøgere ikke høres om udpegningen eller bedømmelsernes indhold.

Jf. de nye regler er følgende stillingstyper omfattet af bedømmelsesudvalg:

• Professor, lektor i forfremmelsesprogram, lektor/seniorforsker, seniorrådgiver, tidsubegrænset adjunkt ansat i tenure track og kliniske professorer
• Øvrige stillingstyper er omfattet af sagkyndige personer.

Forskellen fra de gamle regler er, at rekrutteringer på postdoc- og adjunkt-/forskerstillinger dengang skulle gennemføres med bedømmelsesudvalg, mens de nu gennemføres med sagkyndige personer. AAU kan dermed særligt på disse stillinger rekruttere markant hurtigere.

Direktionen har godkendt nye sammensætninger af bedømmelsesudvalg og sagkyndige personer. På mange af stillingstyperne har institutlederne fået større fleksibilitet i sammensætningen af udvalgene. Her følger et par eksempler:

Lektor/seniorforsker: Kravene til bedømmelsesudvalgets sammensætning er gået fra en intern forperson og to eksterne medlemmer til en forperson og 1-2 eksterne medlemmer.

Adjunkt/forsker: Før skulle institutleder udpege et bedømmelsesudvalg bestående af en intern forperson og to eksterne medlemmer. Nu skal institutleder udpege sagkyndige personer bestående af 1 intern forperson og 1 ekstern person.

Postdoc: Før skulle institutleder udpege et bedømmelsesudvalg bestående af en intern forperson og et eksternt medlem. Nu skal institutleder udpege en sagkyndig intern forperson og eventuelt yderligere en person, som kan være ekstern.

Diversitetskrav
Ved bedømmelsesudvalg og sagkyndige personer på adjunkter/forskere stiller AAU krav til diversitet i sammensætningen af udvalgene. Ved postdoc- og ph.d.-stillinger opfordrer vi til diversitet i udvalget, hvis der er udpeget flere end et medlem.

Annonceringsperioderne følger lovgivningen på området, hvilket betyder, at alle stillinger skal være i opslag i minimum 14 dage. Direktionen har besluttet, at stillinger på professorniveau skal være i opslag i minimum 4 uger, medmindre institutleder beslutter andet.

Shortlisting rykkes
Direktionen har godkendt, at instituttet shortlister ansøgerne, inden et eventuelt bedømmelsesudvalg sendes i høring hos ansøgerne.

Jf. de gamle regler skulle et eventuelt bedømmelsesudvalg sendes i høring hos samtlige ansøgere, inden shortlistingen kunne igangsættes.

Det medfører flere fordele, at shortlistingen rykkes:

• Instituttet kan shortliste løbende i annonceringsperioden. Dette giver større fleksibilitet i udførelsen og smidiggør opgaven ved fx brede opslag med mange ansøgere.
• Det bør give færre forsinkelser i rekrutteringsprocessen, da vi med ændringen forventer at modtage færre indsigelser mod bedømmelsesudvalgenes sammensætning.
• Institutleder og medshortlistere ved tidligt i stillingsplanlægningen, hvornår de skal afsætte tid til at shortliste.

Hvem kan shortliste?
De nye regler siger, at institutleder kan udpege et eller flere medlemmer af ansættelsesudvalget til at rådgive om shortlisting. Det betyder, at ansættende leder (fx sektionsleder, forskningsgruppeleder mv.) har mulighed for at komme tættere på rekrutteringsprocessen tidligere i forløbet end hidtil. Førhen var det forpersonen for bedømmelsesudvalget, som rådgav institutleder om shortlisting.

Det kan dog stadig være forpersonen for bedømmelsesudvalget, som er med til at shortliste, hvis vedkommende er en del af ansættelsesudvalget.

Ny frist for shortlisting
Direktionen har besluttet, at den vejledende frist for at udføre shortlisten er ændret fra fem hverdage til tre hverdage.

Ved rekrutteringer, hvor instituttet skal nedsætte et bedømmelsesudvalg, sender vi bedømmelsesudvalget i høring hos kandidaterne, når Akademisk Råd har godkendt bedømmelsesudvalget og shortlistingen er færdiggjort. Fristen er ændret fra 5 hverdage til 3 kalenderdage. Når høringsperioden er overstået og eventuelle indsigelser er behandlet, igangsættes bedømmelsesarbejdet.

Direktionen har godkendt, at bedømmelsesudvalget afslutter sit arbejde hurtigst muligt og senest inden for to uger, dog fire uger i de situationer, hvor institutlederen forventer, at der skal bedømmes mange ansøgere efter shortlisting.

Institutlederen kan aftale en anden frist med forpersonen for bedømmelsesudvalget.

Jf. de gamle regler havde bedømmelsesudvalget forskellige frister alt efter stillingstypen og antal shortlistede ansøgere. De nye frister gør stillingsplanlægningen nemmere, og bedømmelsesudvalgene vil i de fleste tilfælde vide i god tid, hvornår de skal afsætte tid til at udfærdige bedømmelserne.

Ved rekrutteringer, hvor instituttet skal nedsætte et bedømmelsesudvalg, sender vi bedømmelserne i høring hos kandidaterne. Fristen er ændret fra 5 hverdage til 3 kalenderdage.

Direktionen har godkendt en række retningslinjer for udpegningen og sammensætningen af ansættelsesudvalg, ansættelsesudvalgets arbejde og afholdelse af ansættelsessamtaler.

Formålet er at understøtte, at Aalborg Universitet til enhver tid ansætter den bedst kvalificerede ansøger til stillingen – det vil sige den ansøger, der både fagligt og personligt er bedst kvalificeret til at løse de opgaver, der er i stillingen. Formålet med at nedsætte ansættelsesudvalg og afholde ansættelsessamtaler er at give et bedre beslutningsgrundlag og at reducere ubevidst bias.

Dertil sikrer retningslinjerne ensartethed på universitetet og bidrager til at professionalisere ansættelsessamtalerne til gavn for både AAU og kandidaterne.

Direktionen har betonet vigtigheden i, at institutternes stillingsplanlægning fremover skal ske i tæt samarbejde med HR-afdelingen med henblik på at understøtte en hurtig og smidig rekrutteringsproces og samtidig imødekomme udfordringerne med at omsætte de stigende indtægter fra forskningsmidler til ansættelser. Dertil har høringsprocessen i de akademiske råd peget på, at en forudsætning for bl.a. at nå de nye bedømmelsesfrister er realistisk stillingsplanlægning.

Stillingsplanlægning skal understøtte, at

• ansættelser sker til forventede startdato
• eksterne forskningsmidler realiseres i ansættelser hurtigere
• employer branding - ansøgere får en oplevelse af en professionel, imødekommende og rettidig proces

Stillingsplanlægning har ikke en one size fits all-model, men skal tilpasses fakultetets/instituttets lokale behov og handlemuligheder.

Rekrutteringsprocessen indtil 18. november - professorer

I alt minimum 17-20 uger fra publicering til instituttet har afholdt ansættelsessamtaler. Godkendelse af bedømmelsesudvalg på Akademisk Råd (1 uge) forløber typisk sideløbende med annoncering.

Rekrutteringsprocessen 18. november - professorer

• Annoncering: 4 uger
• Shortlisting: 3 hverdage
• Høring af bedømmelsesudvalg ved kandidater: 3 kalenderdage
• Bedømmelser udarbejdes: 2 uger
• Bedømmelse i høring ved kandidater: 3 kalenderdage
• Ansættelsessamtaler: 2 uger (nemmere at planlægge med nøjagtige datoer på forhånd, standardiserede retningslinjer)
  I alt minimum 9-10 uger fra publicering til instituttet har afholdt ansættelsessamtaler. Godkendelse af bedømmelsesudvalg på Akademisk Råd (1 uge) forløber typisk sideløbende med annoncering.

Rekrutteringsprocessen indtil 18. november - postdoc og adjunkt/forsker

I alt minimum 12-13 uger fra publicering til instituttet har afholdt ansættelsessamtaler. Godkendelse af bedømmelsesudvalg på Akademisk Råd (1 uge) forløber typisk sideløbende med annoncering.

Rekrutteringsprocessen 18. november - postdoc og adjunkt/forsker

• Annoncering: 14 dage (minimum)
• Shortlisting: 3 hverdage
• Bedømmelser udarbejdes: 2 uger
• Ansættelsessamtaler: 2 uger (nemmere at planlægge med nøjagtige datoer på forhånd, standardiserede retningslinjer)

I alt minimum 6-7 uger fra publicering til instituttet har afholdt ansættelsessamtaler. Akademisk Råd skal ikke godkende de sagkyndige personer.