Forhåndsdisponering for ferieåret 2024/2025

Hvorfor skal ferien forhåndsdisponeres?

Det er universitetsledelsens ønske, at alle medarbejdere afvikler optjente feriedage i løbet af ferieafholdelsesperioden (1. september 2024 til 31. december 2025). Alle medarbejdere på AAU skal derfor planlægge deres ferie i god tid. Dette sker i henhold til Regler vedr. ferieafvikling ved Aalborg Universitet.

Vi har i år forsøgt at gøre processen mere fleksibel, for at efterkomme et ønske fra jer om en mere smidig proces. Det betyder bl.a., at I godt må vente med at indhente ferieønsker til efter nytår, hvis det passer bedst ind i jeres lokale drift. Vi opfordrer dog til, at I senest har frist for indmeldinger den 1. februar 2025, så der er mulighed for at varsle sommerferie til afholdelse i god tid (frist på 3 måneder). Det vigtigste er dog, at I lokalt har en proces for forhåndsdisponering, som overholder ferielovens regler, og som sikrer at ferien holdes.

Hvordan disponeres ferien?

HR-afdelingen har udarbejdet en række hjælpeværktøjer og skabeloner, herunder et forslag til mailtekst til medarbejderne, et ferieaftaleskema og en ferieberegner. Alt materialet skal ses som inspiration, og vi har derfor ikke et krav til, hvordan I indhenter ferieønskerne. Kravet er alene, at alle medarbejdere disponerer deres ferie, og at alle aftaler foreligger skriftligt. Afleverer medarbejderen ikke sine ferieønsker inden fristen, eller afleveres kun delvise ønsker, skal I som ledelse varsle de resterende feriedage til afholdelse. Denne varsling skal også foreligge skriftligt. Dagene kan med fordel varsles til afholdelse på følgende tidspunkter i ferieåret 2024/2025 i prioriteret rækkefølge:

• Den 27, 30 december 2024
• Uge 29, 30 og 31, 2025 (hovedferie)
• Den 30. maj 2025 (Lav-service dag)
• Uge 42, 2025

Varsles ferien først til afholdelse efter årsskiftet, kan dagene varsles på følgende tidspunkter:

• Uge 29, 30 og 31, 2025 (hovedferie)
• Uge 42, 2025
• Uge 7 eller 8, 2025 (alt efter fysisk placering)

Her skal I være opmærksom på, at medarbejderne kan være begyndt at afholde den nye ferie, og derfor ikke har 25 disponible dage tilbage i ferieåret. Det er derfor vigtigt, at I varsler sommerferien som den første ferie, da vi er forpligtiget til at sikre, at medarbejderne har mulighed for 15 dages sammenhængende sommerferie.

Kan vi på instituttet/afdelingen vælge at varsle ferien i andre perioder?

Det er muligt for instituttet/afdelingens samarbejdsudvalg at træffe beslutning om hvilke perioder ferien skal varsles i, så længe det stemmer overens med ferielovens regler. I bør i denne forbindelse være opmærksom på følgende:

• Medarbejderen har ret til at få placeret mindst fire ugers ferie inden for ferieåret (1. september 2024 til 31. august 2025). Ledelsen har derfor kun mulighed for at varsle maksimalt én uges ferie i perioden fra 1. september 2024 til 31. december 2024.
• Den varslede ferie er optjent på afholdelsestidspunktet. Her er det vigtigt at være opmærksom på, at de sidste 2 x 2,08 feriedage først er optjent og klar til afvikling henholdsvis 1. august og 1. september. Medarbejderen har derfor kun optjent 20,8 feriedage ud af 25 feriedage i juli måned. Først den 1. september 2025 er der optjent fuld ferie, og derfor kan de sidste dage med fordel varsles til afholdelse i uge 42 2025.
• Ved varsling af ferie skal I tage udgangspunkt i den ferie, som medarbejderen har optjent med løn ved AAU. Det er altså ikke muligt, at varsle ikke-optjent ferie til afholdelse.
• AAU har tidligere holdt virksomhedslukket mellem jul og nytår Jf. ”Ferielukning ml. jul og nytår”. HSU besluttede på deres møde den 27. februar 2024, at der fremadrettet skal være åbent på AAU mellem jul og nytår. 

Skal vi disponere alt ferie nu?

Nej, I kan godt vente med at sende materialet ud og indhente ønsker. Det er dog vigtigt, at ferien forhåndsdisponeres, og I sikrer jeres mulighed for at varsle hovedferien til afholdelse, hvis medarbejderne ikke indmelder ferie. I bør derfor indhente ferieønsker senest den 1. februar 2025. Hvis I først forhåndsdisponere ferien efter nytår, vil nogle medarbejdere allerede være i gang med at bruge af ferien fx juleferie 2024, hvis de ikke har gemt ferie fra det gamle ferieår. Når I godkender løbende ferieønsker, er det vigtigt at I sikrer, at der er optjent og ”gemt” 3 ugers ferie til sommerferien (hovedferieperioden). Her er det vigtigt at være opmærksom på, at de sidste 2 x 2,08 feriedage først er optjent og klar til afvikling henholdsvis 1. august og 1. september. Medarbejderen har derfor kun optjent 20,8 feriedage ud af 25 feriedage i juli måned. Det er derfor ikke muligt for medarbejderen at disponere 10 dage frem til sommerferieperioden, hvis I også ønsker at sikre, at de har gemt 15 dage til juli måned.

Hvem godkender ferieønskerne?

Det har tidligere været lederen, som skulle godkende ferieønskerne. Det er besluttet at ændre proceduren, så I lokalt har mulighed for at beslutte, hvem der skal godkende ferie hos jer. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at selvom lederen har mulighed for at delegere opgaven med at godkende ferie, kan lederen ikke delegere selve ansvaret. Det er forsat lederens ansvar at holde sig ajour med tjenestestedets ferieregnskab, således I ikke bliver forpligtiget til at udbetale restferie i slutningen af året.

Hvorfor står der ikke noget om de særlige feriedage?

Det er valgfrit, om medarbejderen forhåndsdisponerer de særlige feriedage nu. Har en medarbejder ikke afholdt sine særlige feriedage, og er tidspunktet for afholdelsen ikke fastlagt senest den 1. januar 2024, kan ledelsen varsle dagene afholdt med 1 måneds varsel. HR-afdelingen udsender en reminder omkring dette i starten af 2025.

Hvad skal jeg være opmærksom på, når jeg skal gå på barsel?

Feriehindring

Når man bliver forhindret i at afholde ferie, eksempelvis pga. en barselsperiode, kaldes dette for feriehindring.

Reglerne om feriehindring gælder for ens barsel, hvis man er fraværende den 31. december, altså når ferieåret lukkes. Her vil dine optjente feriedage under 20 dage automatisk blive overført til næste år, og dine optjente feriedage over 20 dage vil automatisk blive udbetalt, medmindre der indgås en aftale om at overføre dagene i stedet. Såfremt din barsel strækker sig hen over årsskiftet, bør du derfor overveje, om der skal laves en aftale med din leder om at overføre dine feriedage over 20 dage til næste år.

Tag stilling til din ferie, før du går på barsel

Du har mulighed for at aftale med din leder på forhånd, hvorvidt du ønsker at få overført dine feriedage over 20 dage d. 31. december og dine særlige feriedage d. 30. april. Disse udbetales automatisk, såfremt du intet foretager dig. Det kan derfor være en god ide at aftale overførsler med din leder i god tid, hvis du allerede nu kan sige, at dine feriedage ønskes overført til næste år.

Når du kommer tilbage fra barsel

I forbindelse med tilbagevenden fra barsel er det vigtigt at forholde sig til, hvor meget ferie man har til rådighed.
Dette er især relevant, hvis man har fået overført en mængde feriedage fra forrige år. Ferien skal nemlig afholdes i løbet af ferieafholdelsesåret, der for normale feriedage spænder fra d. 1. september til d. 31. december året efter (16 måneder) og for særlige feriedage spænder fra d. 1. maj til den 1. april året efter (12 måneder). Du bør derfor overveje, om der skal aftales med din leder på forhånd, at du holder ferie i forlængelse af din barsel, eller hvordan i bedst muligt kan få afviklet dine feriedage på en hensigtsmæssig måde. Din feriesaldo kan findes i Statens HR.

Eksempel 1:

En medarbejder skal gå på barsel den 1. oktober og har ved barslens påbegyndelse 8 dages optjent ferie til gode, der skal afholdes inden den 31. december. Medarbejderen forventer at komme tilbage på arbejdspladsen den 1. juni efter 9 måneders barsel. De 8 optjente feriedage bliver i dette tilfælde overført til næste ferieår d. 31. december, pga. reglerne om feriehindring, hvilket vil sige, at medarbejderen den 1. juni sammenlagt vil have 8 feriedage + 18,72 optjente dage fra selve barselsperioden, som i alt giver 26,72 dage (2,08 dages ferie optjenes per måned). Medarbejderen aftaler derfor med sin leder at afholde 10 dages ferie i forlængelse af sin barsel, så vedkommende kan nå at afholde sin optjente ferie. Der aftales også, at medarbejderen holder 15 dages sommerferie i august og 2 dages ferie i uge 42, så der ikke akkumuleres for meget ferie, som risikerer at fortabes ved ferieårets afslutning.

Eksempel 2:

En medarbejder går på barsel i januar og kommer tilbage den 10. december. I løbet af barselsperioden optjener vedkommende 23,92 feriedage og vil have optjent 25 dage ved decembers udgang. For at udnytte sin optjente ferie har medarbejderen aftalt med sin leder at holde ferie i forlængelse af sin barsel, fra den 10. til den 23. december såvel som 4 dage mellem jul og nytår, og dermed bruge 17 optjente feriedage. Foruden dette har de aftalt, at 5 feriedage over 20 skal overføres til næste år. De 3 resterende dage kan fysisk ikke nå at blive afholdt, inden årets afslutning, hvorfor disse 3 dage omfattes af reglerne om feriehindring og vil blive overført til det kommende ferieår.