Ferie
Lukning af ferieåret 2023/2024
Ekstra information vedrørende lukning af ferieåret 2023/2024
Hvorfor skal vi forholde os til restferie?
Det er jf. AAU-reglerne om forhåndsdisponering universitetsledelsens ønske, at alle medarbejdere afvikler optjente feriedage i løbet af en ferieafholdelsesperiode. Ferieafholdelsesperioden for ferieåret 2023/2024 løber frem til den 31. december 2024. Ledelsen er derfor forpligtiget til løbende at holde sig ajour med tjenestestedets ferieregnskab, og sikre at alt ferie fra ferieåret 2023/2024 er afholdt senest den 31. december 2024.
Hvordan får jeg et overblik over mine medarbejders restferie?
HR-afdelingen sender i første omgang et datatræk med de medarbejdere, der har restferie. I hører nærmere omkring løbende datatræk. Derudover kan I også tjekke medarbejderens saldo i SHR.
Medarbejderen kan se en oversigt over deres egen restferie i Statens HR. Hvis de ønsker at se, hvor meget ferie de har, som skal være afholdt inden den 31. december 2024, kan de bruge følgende vejledning.
Hvordan varsler jeg ferie?
Har medarbejderen restferie, som ikke er registreret til afholdelse, skal I bede medarbejderen om at planlægge ferien eller varsle det til afholdelse. Ledelsen kan varsle restferie med 1 måneds varsel indtil udgangen af ferieafholdelsesperioden den 31. december 2024. Det er kun muligt at varsle ferie i hele dage. Har medarbejderen en rest på fx 0,5 dage, er det nødvendigt at varsle en hel feriedag, og dermed anvende lidt af ferien fra det nye ferieår. Du kan se et forslag til en varslingsmail her
Hvad sker der med ikke-afholdt ferie den 31. december 2024?
- Udbetaling af ferie: Hvis medarbejderen har ikke-afholdt ferie den 31. december, og der ikke er indgået aftale om overførsel af ferien, er vi som arbejdsgiver forpligtiget til at udbetale ferie over 4 uger (de første 20 optjente dage) til medarbejderen. Dette ønsker vi ikke, og derfor SKAL i sikre, at ferien enten holdes eller overføres.
- Overførsel af ferie: Optjente feriedage udover de første 4 uger (20 dage) kan overføres efter skriftlig aftale mellem medarbejder og leder (overførsel af under 1 dag, kræver ikke aftale). På AAU er der en intern regel om, at medarbejderen kan overføre op til 5 feriedage jf. HSU-tilkendegivelse om ferieoverførsel. Aftales det, at en medarbejder overfører feriedage til det efterfølgende ferieår, er det vigtigt at være opmærksom på, at feriedagene skal forhåndsdisponeres ifølge AAU-reglerne om forhåndsdisponering. Fristen for at indgå aftale om overførsel er den 1. december.
- Ferien går tabt: Optjente feriedage indtil 4 uger pr. år skal holdes, ellers fortabes de jf. ferieloven. Dette skyldes, at de første fire uger er direktivbeskyttede, dette for at sikre, at medarbejderen holder ferie og restituerer. Det er derfor ikke muligt at overføre eller udbetale disse dage. Der gælder ikke særregler, selvom en medarbejder har været feriehindret i løbet af ferieåret, se mere nedenfor
Hvornår er det ferie over 20 dage?
- Hvilken ferie indgår i de 4 uger: Overført ferie, som blev overført fra ferieåret 2022/2023 (overførsel den 1. januar 2024), samt ferie optjent i ferieåret fra den 1. september 2023 til 31. august 2024.
Jeg har en medarbejder som er feriehindret, hvad gør jeg?
Medarbejderen er kun feriehindret, hvis medarbejderen er sygemeldt eller på barsel den 31. december 2023. Der er ikke særregler for overførsel, hvis medarbejderen alene har været syg eller på barsel i løbet af ferieåret, og derfor ikke har afholdt alt sin ferie. Er medarbejderen feriehindret den 31. december er reglerne som følger:
- Ferie fra uge 1-4 (de første 4 ugers optjente feriedage) skal overføres til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode.
- Ferie udover 4 uger (den 5. ferieuge samt tidligere overført ferie) skal udbetales, medmindre der indgås aftale om overførsel.
Hvorfor står der ikke noget om de særlige feriedage?
Ovenstående gælder kun for almindelige feriedage. De særlige feriedage optjenes i kalenderåret, og kan afvikles i perioden fra 1. maj til 30. april året efter.